Extension du système de prévision du CEN Rhône Alpes
Cette fonctionnalité modifie le fonctionnement de la grille qui permet d'affecter du temps aux intervenants sur les actions d'un projet (sous-onglet “Intervenants prévus” de l'onglet “Temps” de la fenêtre de détail d'un projet).
Elle ajoute la possibilité de saisir un nombre d'heures visibles dans la fiche de temps et un nombre d'heures prises en compte dans le plan de charge différents de celui qui est utilisé pour calculer le montant lié à une prévision dans le budget prévisionnel d'un projet (colonne Nb. Heure dans la grille des prévisions de temps).
Rappel du fonctionnement du système de prévision standard de Logeproj et limites
Dans la version standard de Logeproj, lors du montage d'un projet, le concepteur affecte du temps aux intervenants du projet sur les différentes actions qui le compose. Le nombre d'heures affectées est utilisé pour :
- calculer le montant de dépense prévisionnel correspondant au nombre d'heures en mutipliant ce dernier par le coût horaire sélectionné,
- afficher un objectif d'heures à effectuer dans la grille de saisie des temps (colonne Total prévu),
- calculer le nombre de jours prévus pour l'intervenant dans l'état Plan de charge équipe.
Dans son fonctionnement standard, Logeproj considère donc que le nombre d'heures utilisé pour calculer le budget prévisionnel est identique au nombre d'heures à afficher comme objectif dans la grille de saisie et pour calculer le plan de charge : il n'est pas possible de dissocier budget prévisionnel, objectif et plan de charge.
Or cela s'avère parfois nécessaire.
Exemple de cas dans lequel il est nécessaire de dissocier nombre d'heures prévues et nombre d'heures prises en compte dans le plan de charge
Des heures d'un intervenant du service administratif sont imputées à de nombreux projets. Ce nombre d'heure sur chaque projet est peu important. De plus, l'intervenant ne travaille pas spécifiquement sur un seul projet à la fois. Pour ne pas alourdir la grille de saisie des temps de l'intervenant, on lui affecte du temps sur des projets non-financés (dit “Temps non affectés” ou “TNA” au CEN Rhône-Alpes). L'intervenant saisira alors ses temps sur cette ligne et non sur les projets financés. On procédera plus tard à la réaffectation de son temps avec l'outil de reventilation.
De cette manière, la saisie de temps de l'intervenant sera simplifiée : on rend visible uniquement les lignes sur lesquelles on souhaite qu'il saisisse ses temps.
En revanche, son plan de charge sera faux puisque des temps auront été prévus à la fois sur la ligne de temps non affectée et sur les projets financés.
Dans ce cas, il est utile de pouvoir spécifier que les temps sur les projets financés ne doivent pas être pris en compte dans le plan de charge pour que celui-ci soit juste.
Fonctionnement du système de prévision étendu
Lorsqu'elle est activée, cette fonctionnalité ajoute trois colonnes à la grille de prévision des temps intervenants :
- La colonne Nb. Heures Visible Fiche permet de spécifier le nombre d'heure qui doit être affiché dans la colonne Total Prévu de la grille de l'intervenant, c'est à dire de fixer un objectif de nombre d'heure différent du nombre d'heures financées.
- La colonne Visible plan de charge Permet d'indiquer à Logeproj de prendre ou ne pas prendre en compte cette prévision dans le plan de charge de l'intervenant. Par défaut, la case est cochée : la prévision est prise en compte dans le plan de charge de l'intervenant. Lorsqu'elle est décochée, la prévision n'est pas prise en compte dans le plan de charge.
- La colonne Nb. Heures Plan de Charge permet d'indiquer le nombre d'heures à prendre en compte dans l'état Plan de charge équipe. Par défaut, ce nombre d'heures est identique à celui de la colonne “Nb. Heure”.
Pour modifier les valeurs, il suffit de cliquer dans la cellule que l'on souhaite modifier puis d'éditer la valeur.
NB : Pour rappel, dans la version standard, il est possible de ne pas afficher une ligne correspondant à une prévision de temps dans la grille de saisie en utilisant la case à cocher “Visible fiche temps” de la ligne de prévision. Cette fonctionnalité reste effective.
Exemple 1 : ne pas prendre en compte le même nombre d'heure pour le calcul du budget que pour l'objectif du nombre d'heure et pour le plan de charge.
Dans l'exemple ci-dessous, 11,7 heures de travail du premier intervenant sont comptées pour calculer le budget prévisionnel (cadre orange). Par contre, l'intervenant verra un total prévu de 12 heures dans sa grille de saisie (cadre bleu) et il sera compté 12 heures (cadre rouge) pour construire l'état “Plan de Charge équipe”.
Exemple 2 : ne pas prendre en compte une prévision dans le plan de charge
Dans l'exemple ci-dessous, la case “Visible plan de charge” est décochée : cette prévision ne sera pas prise en compte dans le plan de charge.
Comportement des colonnes Nb. Heures Visibles Fiche et Nb. Heures Plan de Charge lorsque la colonne Nb. Heure est modifiée
En bref : les nombres d'heures des colonnes Nb. Heures Visibles Fiche et Nb. Heures Plan de Charge sont synchronisées avec la colonne Nb. Heure tant que leur valeur est identique à cette dernière.
Par défaut, le nombre des colonnes Nb. Heures Visibles Fiche et Nb. Heures Plan de Charge sont identiques à celui de la colonne Nb. Heure. Lorsque ces colonnes ne sont pas modifiées, Logeproj se comporte donc normalement, comme lorsque la fonctionnalité n'est pas activée. Si le nombre d'heures de la colonne “Nb. Heures” est modifié, les colonnes Nb. Heures Visibles Fiche et Nb. Heures Plan de Charge le sont aussi.
En revanche, si, par exemple, le nombre d'heure de la colonne Nb. Heures Visibles Fiche est modifié pour une valeur différente de la colonne Nb. Heure, alors lors d'une modification de cette dernière, la nombre d'heure de la colonne Nb. Heures Visibles Fiche ne sera pas mise à jour de manière à conserver la valeur saisie précédemment.
De la même manière si le nombre d'heure de la colonne Nb. Heures Plan de Charge est modifié pour une valeur différente de la colonne Nb. Heure, alors lors d'une modification de cette dernière, la nombre d'heure de la colonne Nb. Heures Plan de Charge ne sera pas mise à jour de manière à conserver la valeur saisie précédemment.
Cocher/décocher la case "Visible Plan de Charge" pour toutes les prévisions d'une action
Il peut-être fastidieux de cocher ou décocher la case pour un grand nombre d'intervenant pour une action. Il est donc possible de cocher cette case pour tous les intervenant d'une action. Pour cela :
- Clic gauche sur l'action dans l'arborescence du projet.
- Dans le menu contextuel qui apparait, choisir soit “Oter la visibilité dans le plan de charge de tous les temps prévus” pour décocher la case pour toutes les prévisions de l'action soit “Rendre visible dans le plan de charge tous les temps prévus” pour au contraire cocher la case pour toutes les prévisions de l'action.
Compléter par une capture d'écran
Ce fonctionnement est récursif : Si l'action possède des actions enfants, elle seront aussi impactées.
Impact sur l'état plan de charge équipe
Pour rappel, l'état plan de charge équipe permet de construire un plan de charge de l'équipe pour une année budgétaire donnée. Il se présente sous la forme d'un tableau à double entrée présentant en ligne tous les projets aillant une programmation pour l'année sélectionnée et en colonnes, tous les intervenants de la structure.
Il prend en compte les reports (si la fonctionnalité de report est activée) : les reports des années précédentes sur l'année en cours sont comptés en positif et les reports de l'année en cours sont comptés en négatif.
Dans le plan de charge, les heures sont converties en jours en fonction du nombre d'heure par jour.
Lorsque la fonctionnalité est activée, le nombre d'heures prises en compte dans un projet pour un intervenant est celui de la colonne “Nb. Heures Visibles Plan de Charge” des prévisions sur les actions de ce projet pour l'année budgétaire concernée.
Si la case à cocher “Visible Plan de Charge” d'une prévision est décochée, alors cette prévision ne sera pas prise en compte. Cela est vrai pour le “Nb. Heures Visibles Plan de Charge” mais aussi pour les reports associés à cette prévision.
Impact sur la grille de saisie des temps
Le seul impact sur la grille de saisie des temps est que le nombre d'heures affichée dans la colonne Total Prévu n'est plus celui saisi dans la colonne “Nb. Heure” mais celui de la colonne “Nb. Heures Visibles Fiche” de la prévision correspondante.
Export des données avec le plugin Export Excel
Les informations concernant cette fonctionnalité (nombre d'heures visibles dans la fiche de saisie des temps, nombre d'heures prises en compte dans le plan de charge, prise en compte ou non dans le plan de charge) sont exportables via le plugin export Excel. Pour les sélectionner dans l'export, il faut choisir la nature d'information Temps Intervenants dans la liste des Données disponibles. (voir Utilisation du plugin Export Excel et des tableaux croises dynamiques : creer un tableau de bord simple de suivi de projet pour plus de détail sur l'utilisation du plugin export Excel).
