Utilisation du plugin Export Excel et des tableaux croises dynamiques : creer un tableau de bord simple de suivi de projet

L'objectif est d'obtenir un tableau de bord simple permettant de comparer les temps prévus aux temps effectués et les montants prévus aux montants réalisés, projet par projet, avec le détail par action. Par exemple, le tableau ci-dessous (les noms des intervenants ont été masqués)

Il est nécessaire dans un premier temps d'exporter les données depuis la base Logeproj pour obtenir un tableau de données qui servira ensuite à construire le tableau croisé dynamique (TBCD).

Deux options :

• Par Logeproj : menu Outils>Plugins>Export Excel.
• Par le menu démarrer de Windows : Tous les programmes>Logeproj>Plugins>Export Excel>Export Excel

Il s'agit de choisir les champs qui seront exploitables dans le futur tableau Excel. Chaque champ sélectionné correspondra à une colonne du tableau qui servira de source de donnée au tableau croisé dynamique.

• Sélectionner les champs comme dans la figure ci-dessous :

• Cliquer sur le bouton « Lancer l'export ».

• Basculer sur la fenêtre Excel qui s'est ouverte en arrière plan :

L'onglet Feuil1 contient la liste de données brutes à partir desquelles on va construire le tableau croisé dynamique. Dans cet exemple, chaque ligne correspond soit à un temps intervenant prévu (onglet Intervenants prévus dans Logeproj), soit à un temps saisi par un utilisateur de Logeproj (Saisie des temps de travail dans Logeproj).

• Sélectionnez la cellule A1 de l'onglet Feuil2.
• Dans le bandeau Insertion d'Excel, cliquer sur TblCroiséDynamique.

La fenêtre ci-dessous apparaît :

• Placez le curseur sur la cellule A2 de Feuil1.
• presser sans les relâcher les touches CTRL et SHIFT.
• presser la touche flèche droite.
• Presser la touche flèche bas.
• Relâcher les touches CTRL et SHIFT.
• Validez avec la touche Entrée.
• Cliquer sur le bouton OK : on obtient un tableau croisé dynamique (TBCD) vide.

• Positionner le curseur sur la cellule A2, presser le bouton droit de la souris et sans le relâcher, glisser jusque la dernière cellule du tableau de données.
• Validez avec la touche Entrée.
• Cliquer sur le bouton OK : on obtient un tableau croisé dynamique (TBCD) vide.

Le tableau croisé dynamique apparaît (1) ainsi que deux nouveaux onglets dans le bandeau supérieur d'Excel. L'onglet Options (2) donne accès aux outils de paramétrage permettant d'agir sur les données. L'onglet Création (3) donne accès aux outils permettant de modifier l'apparence du tableau.

Dans l'onglet Options (2), le bouton Liste des champs (4) permet d'afficher le panneau latéral Liste des champs de tableau croisé dynamique dans lequel on retrouve les en-têtes de colonne du tableau généré par l'export.

On construit le tableau croisé dynamique en glissant les champs dans les cases Filtre du rapport, Étiquettes de colonne, Étiquettes de lignes et Valeurs (5).

• Glissez les champs de manière à obtenir le résultat ci dessous :

• Redimensionner les colonnes pour obtenir un tableau croisé dynamique brut comme ci-dessous :

• Noms des colonnes : un double-clic permet de modifier le nom des colonnes.
• L'onglet création permet de modifier globalement le style du tableau croisé dynamique : essayer par exemple le style clair11 (vert clair) et de cocher les cases Lignes à bandes et Colonnes à bandes.
• Format des cellules : Le contenu des cellules concernant les montants doit être suivi du symbole € et afficher deux décimales. Pour cela, cliquer sur l'en-tête de la colonne Somme de Montant temps intervenant (la lettre D) pour sélectionner l'intégralité de la colonne. Ensuite cliquer droit au même endroit et choisir Format de cellule. Dans l'onglet Nombre de la fenêtre qui apparaît, choisir Monétaire et cliquez sur OK. Faire de même avec la colonne des montants réalisés.

On obtient le tableau ci-dessous :

Il est intéressant dans un tableau de bord comme celui-ci d'insérer une colonne donnant l'écart entre le prévu et le réalisé.

Pour cela, on utilise un champ calculé :

• Dans le bandeau Options, cliquer sur le bouton Champs, éléments et jeux puis Champ calculé :

• Dans la fenêtre qui apparaît, saisissez le nom du nouveau champ (écart tps par exemple) et la formule de calcul (='Nombre d'heures temps intervenant' -'Nombre d'heures temps réalisé').
• Pour saisir la formule, ne pas taper le nom des champs en toutes lettres mais sélectionner dans la liste au-dessous :

• Cliquer sur OK : le nouveau champ est ajouté automatiquement aux valeurs calculées par le tableau croisé dynamique :
• Glisser le champ dans la liste pour réordonner les colonnes
• Comme précédemment, il est possible de renommer la colonne.
• Recommencer pour l'écart entre les montants.