Gestion du temps de travail (GTT)

Fonctionnalité développée par le CEN Centre-Val-de-Loire et le CEN Haute-Savoie (ASTERS)

La fonctionnalité Gestion du temps de travail a été conçue pour gérer avec Logeproj l'accord collectif sur l'aménagement du temps de travail des salariés basé sur la convention collective ECLAT. Elle permet à la structure qui l'utilise de se sécuriser du point de vue de la législation du droit du travail et d'automatiser la modulation du temps de travail.

Cela présente en outre l'avantage de ne pas nécessiter d'utiliser un autre outil que Logeproj pour gérer l'aspect ressources humaines de la saisie du temps.

Elle permet :

de vérifier que les contraintes fixées par l'accord collectif sont respectées (temps de travail quotidien maximum, temps de travail hebdomadaire maximum, amplitude horaire maximale…).
de vérifier que le nombres d'heures affectées aux projets pour une journée ne soit pas supérieur au temps de travail effectif,
de comptabiliser les heures majorées (heures de nuit, heures travaillées les week-end et les jours fériés),
de gérer la compensation des temps de trajet,
de déterminer le nombres d'heures supplémentaire et leurs taux,
de suivre les congés payés et les absences,
de disposer d'un compteur de modulation,
de définir des règles différentes selon le type de contrat (forfait heure ou forfait jour).

Pour cela, il est nécessaire de :

Paramétrer les contraintes de l'accord (règles),
Renseigner le type de forfait de chaque salarié de la structure (jour ou heure et pourcentage de temps de travail),
Renseigner chaque année et pour chaque salarié le nombre d'heures de travail effectif à réaliser et le solde de congés,
Pour chaque salarié, de planifier chaque année ses horaires de travail et ses congés prévus,
Lors de la saisie du réalisé, de préciser les horaires effectués (heure d'embauche du matin, heure de coupure pour la pause déjeuner, heure de reprise après la pause et heure de débauche le soir).

En premier lieu, il est nécessaires de paramétrer les règles de l'accord collectif qui doivent être appliquées. Pour cela, se rendre dans le menu “Gestion du temps de travail/Liste des conventions” (nécessite de d'appartenir au groupe Administrateur).

Il n'est pas nécessaire de créer une convention (c'est à dire un ensemble de règles) chaque année mais uniquement lorsqu'une des règles change. La date de début d'une convention spécifie la date à laquelle elle entre en œuvre.

Pour ajouter une nouvelle série de règles (convention), cliquer sur l'icône “Ajouter une convention” en haut à gauche :

Saisir ensuite les informations requises (type de forfait, libellé et date de début) dans la fenêtre qui apparait :

Il ne peut y avoir deux conventions associées au même type de forfait (jours ou heures) dont la date de début est la même.

Toutes les règles d'une convention doivent être paramétrées.

La colonne “Bloquant” permet de spécifier si une infraction à la règle :

empêchera l'intervenant d'enregistrer la saisie de ses heures (case cochée)
déclenchera seulement un message d'avertissement (case non cochée).

La liste des règles n'est pas modifiable : seuls les valeurs associées aux règles le sont.

ajouter image LPWEB GTT

La liste des règles n'est pas modifiable : seuls les valeurs associées aux règles le sont.

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Il est indispensable de préciser à Logeproj quel type de forfait (jours ou heures et pourcentage de temps de travail) doit être appliqué à chaque intervenant. Il est possible de faire évoluer le type de contrat d'un intervenant au cours du temps.

Pour cela, se rendre dans la liste du personnel (Menu “Personnel/Liste des personnels”) puis sur la fiche d'un intervenant (clic sur la ligne d'un intervenant) puis dans l'onglet “Forfaits” :

Il faut, chaque année, déclarer à Logeproj le temps que doit réaliser un intervenant dans l'année. En effet, ce temps peut varier en fonction du nombre de jours fériés et de l'accord interne sur le temps de travail. Il faut aussi spécifier le solde de congés de chaque intervenant.

Pour cela, se rendre dans le menu Gestion du temps de travail/Temps travail personnel puis remplir directement dans les cases de la liste le temps de travail annuel et le solde de congés au 1er Janvier :

Il n'est pas nécessaire de saisir de temps à réaliser pour les intervenants qui ne saisissent pas leur temps (intervenants génériques utilisés uniquement pour des prévisions sur les projets par exemple).

Le calcul du compteur de modulation n'est pas possible sans indiquer à Logeproj le planning prévisionnel de chaque intervenant. En général, c'est à l'intervenant lui-même qu'incombe cette tâche.

La fenêtre de planification des horaires et congés prévisionnels est accessible via le menu “Gestion du temps de travail/Saisie heures prévisionnel”.

Ensuite, il est possible de saisir les horaires prévisionnels et les congés sur la période :

La grille de saisie des horaires, comme celle de saisir des temps réalisés, n'affiche que des semaine entières. Par exemple, si on choisi la période du mardi 1/1/24 au 31/12/24, la grille affichera en réalité la période du lundi 31/12/24 au dimanche 5/01/24.

Remplissage des horaires selon une semaine type

Il peut être fastidieux et répétitif de saisir ses horaires pour chaque jour de l'année travaillé alors que très souvent, les horaires sont identiques. Il est donc possible de demander à Logeproj de remplir automatiquement les horaires à partir d'une semaine type puis de modifier uniquement les jours qui ne correspondent pas à celle-ci (congés, ponts, etc).

Pour cela utiliser le bouton “Appliquer une semaine type” La fenêtre remplissage automatique selon une semaine type s'ouvre :

Une fois les conventions paramétrées, les types de contrats affectés, les soldes renseignés, les horaires et congés prévisionnels saisis, la grille de saisie des temps de travail (menu “Outils/Saisie des temps) est opérationnelle. Elle se présente comme ci-dessous :

Le principal intérêt de la gestion du temps de travail est le calcul automatique du compteur de récupération. Basiquement, celui-ci indique pour chaque jour au salarié si il est en retard ou en avance par rapport à son prévisionnel. Un valeur positive du compteur indique un retard par rapport au prévisionnel tandis qu'une valeur négative indique une avance par rapport au prévisionnel.

Par exemple, dans le cas ou le salarié a saisi son réalisé jusqu'au 4 mars et que le compteur indique -4 ce jour là, cela signifie que si le salarié réalise exactement son prévisionnel jusqu'à la fin de l'année civile, il aura travaillé 4 heures de plus que son objectif de temps de travail cette année là.

Au 1er janvier, le compteur est égal à :

Temps de travail objectif année n - Nombre d'heures saisies par le salarié dans le planning prévisionnel pour l'année n

Donc si il n'est pas égal à 0, c'est qu'il y a un écart entre le nombre d'heure de l'objectif (cf. plus haut Paramétrage du nombre d'heures effectives de temps de travail et le planning prévus par le salarié (cf. plus haut Saisie du planning prévisionnel :

si la valeur du compteur est positive : le nombre d'heures planifiées par le salarié n'est pas suffisant pour atteindre l'objectif. Si il suit son prévisionnel, il n'aura pas travaillé assez en fin d'année par rapport à son objectif.
si la valeur du compteur est négative : le nombre d'heures prévues par le salarié est trop important. Si il suit son prévisionnel, il aura trop travaillé en fin d'année par rapport à son objectif.

Pour chaque jour, la formule de calcul du compteur est la suivante :

Valeur du compteur de suivi du temps =

Nombre d'heures objectif annuel du salarié

- Nombre d'heures réalisées sans compter les heures de nuit, les jours fériés ou les heures supplémentaires jusqu'à ce jour inclus

- Nombre d'heures de trajet depuis le début de l'année x taux de conversion des heures de trajet de la convention

- Nombre d'heures de nuit depuis le début de l'année * taux de majoration des heures de nuit de la convention

- Nombre d'heures réalisées un jour férié depuis le début de l'année x taux de majoration des heures travaillées les jours fériés

- Nombre d'heures supplémentaires hebdomadaires réalisées depuis le début de l'année * taux de majoration des heures supplémentaires

- Nombre d'heures de congés converties en temps de travail à ne pas réaliser

- Nombre d'heures restantes dans le prévisionnel après ce jour là)

Exemple :

Un salarié doit effectuer 1450 heures. Au 4 mars (inclus) il en a déjà effectué 480 plus 50 heures de trajet (à 25% d'après sa convention).

Sur les 480 heures de travail, il a travaillé 10 heures de nuit (à +25% d'après sa convention), 7,5 heures un jour férié (à +50% d'après sa convention). Lors de la 4ème semaine, il a travaillé 47 heures et lors de la 8ème 48 heures, soit au total 3 heures supplémentaires à +25% (seuil = 46 heures hebdomadaires dans sa convention). Il a donc travaillé 459,5 heures non-majorées, 10 heures majorées à +25% et 7,5 heures majorées à +50%.

Il n'a pas travaillé les jours où il avait posé des congés dans le planning prévisionnel donc aucune heure de congé n'est convertie.

Pour finir, entre le 5 mars et le 31 décembre, il a planifié 960 heures de travail.

Compteur de suivi du temps le 4 mars = 1450 - 459,5 - 50 * 0,25 - 10 * 1,25 - 7,5 * 1,5 - 3 * 1,25 - 0 - 960 = 1450 - 459,5 - 12,5 - 12,5 - 11,25 - 3,75 - 960 = 1450 - 499,5 - 960 = -9,5

Le soir du 4 mars, le salarié a donc travaillé l'équivalent de 499,5 heures en prenant en compte les majorations et la valorisation de ses heures de trajet. Il doit effectuer 1450 heures dans l'année et a prévu de travailler 960 heures entre le 5 mars et le 31 décembre. Si il effectue les heures prévues, il aura donc travaillé 9,5 heures de trop par rapport à son objectif de temps de travail. Il peut donc les récupérer pour ne pas dépasser son objectif.

Il est nécessaire de prendre en compte certaines heures de congés dans le calcul du compteur de récupération.

Heures femme enceinte

Lorsqu'une salariée déclare des heures femmes enceinte, elles sont automatiquement converties en heures à ne pas travailler, qu'il y ait des heures prévues dans son planning prévisionnel ou pas.

Autres congés : cas où le salarié prend un congé et a des heures de travail dans son planning prévisionnel le même jour

NB : il est uniquement possible de saisir une journée ou une demi-journée (0,75 est impossible par exemple)

Si le nombre de jour de congés pris ce jour là est égal à 1 : Logeproj converti le nombre d'heures prévues dans le planning ce jour là en nombre d'heures à ne pas travailler

Si le nombre de jour de congé pris ce jour là est égal à 0,5 :
1. Si il n'y a pas d'heure de travail réalisées le matin ce jour là : Logeproj converti le nombre d'heures prévues le matin en nombre d'heures à ne pas travailler.
2. Si il n'y a pas d'heures de travail réalisées l'après midi ce jour là : Logeproj converti le nombre d'heures prévues l'après-midi en nombre d'heures à ne pas travailler.

Autres types de congés : cas ou le salarié prend un congé et n'a pas d'heures prévues dans le planning prévisionnel le même jour

Si il y a des congés posés en prévisionnel :
1. les congés de type “Enfant malade” ou “Arret maladie” sont convertis en heures à ne pas travailler. (Mode de calcul = nb de jours de congés pris * nombre d'heures de conversion d'un jour de congé dans paramétrage de la convention)
2. les CP posés et pris ne sont pas convertis : c'est le cas normalement le plus courant et il n'y a pas d'impact sur le compteur.
Si il n'y a pas de congés posés en prévisionnel mais que des congés sont pris, cela n'a pas d'impact sur le compteur.