Les prérequis au rapprochement comptable sont :

• Avoir paramétré les écritures qui doivent êtres récupérées lors des synchronisations comptables. Ce paramétrage est aujourd’hui directement réalisé par CILOG à partir des données fournies par le conservatoire.
• Avoir paramétré les comptes par financeur dans la fiche de chaque financeur.
• Avoir créé les projets correspondant au code analytique de la comptabilité.

La fonctionnalité de rapprochement comptable permet de récupérer, dans Logeproj, les données analytiques provenant d’un logiciel comptable. Il est ainsi possible d’intégrer d’une part toutes les écritures correspondantes à des achats qui apparaitront ensuite dans Logeproj comme des prestations réalisées, d’autre part les écritures correspondantes à des subventions ; ces dernières apparaitront dans Logeproj comme des financements réalisés. Le menu Outils ⇒ Rapprochement comptable affiche l’écran de rapprochement comptable. Cet écran est également accessible par le raccourci F5 ou par un clic sur depuis la fenêtre principale. L’écran Rapprochement comptables se présente ainsi :

• Le cadre dernière synchronisation affiche la date et le libellé de l’écriture la plus récente qui a été récupérée dans Logeproj.
• Le tableau comptabilité analytique présente :
  • une liste déroulante proposant la liste des codes analytiques, par défaut seuls les codes pour lesquels des écritures restent à ventiler sont affichés. Une case à cocher permet d’afficher dans la liste l’intégralité des codes analytiques présents dans la comptabilité.
  • une grille avec l’ensemble des écritures correspondant au code analytique sélectionné dans la liste et restant à ventiler sur un projet. Pour chaque écriture, elle affiche :
    • Le journal
    • Le compte général
    • Le libellé
    • Le montant
    • Le sens
  • un champ « Compte général » permettant de filtrer les écritures analytiques affichées dans la grille du dessous, en saisissant tout ou partie du numéro de compte
  • un cadre « Filtrer par » permettant d’appliquer différents filtres aux écritures analytiques en fonction du journal (liste proposant l’intégralité des journaux paramétrés dans Logeproj), du sens (débit /crédit) et de l’année de ventilation (année de l’exercice comptable). Ces filtres sont cumulables.
• Le tableau projet/acompte présente :
  • un onglet « Projet » affiche l’arborescence du projet Logeproj correspondant au code analytique sélectionné dans la liste déroulante du cadre « comptabilité analytique ». Sur l’arborescence du projet apparaissent également les écritures comptables qui ont déjà été ventilées. Le nom complet du projet sélectionné est affiché dans le cadre « Projet sélectionné » en haut de l’écran.

NB : Si aucun projet pour le code analytique sélectionné n’existe dans Logeproj, alors le cadre reste vide et aucune arborescence n’est affichée. Les écritures comptables avec ce code analytique ne pourront êtres ventilées et comptabilisées dans Logeproj tant qu’aucun projet n’aura été créé pour ce code analytique.

• un onglet « Acompte » affiche l’ensemble des arrêtées attributifs concernés par ce code analytique, organisés par compte financeur et année comptable, ainsi que les acomptes qui ont déjà été ventilés sur ces arrêtées attributifs.
• Le cadre Actions offre les possibilités suivantes :
• Synchroniser les écritures comptables : lance la synchronisation avec la base comptable ou l’import des fichiers extrait de la comptabilité avec l’icône .
• Ventilation multiple : ouvre la fenêtre de ventilation multiple permettant de ventiler l’écriture sélectionnée sur plusieurs actions du projet avec l’icône .
• Enregistrer les modifications grâce à l’icône .
• Dé-rapprocher l’écriture sélectionnée à droite : supprime l’écriture de l’arborescence de droite et la ré-affiche à gauche dans les écritures à ventiler avec l’icône . Attention, cette action est enregistrée automatiquement et ne peut être annulée.
• Fermer la fenêtre de rapprochement comptable et revenir à l’écran principal grâce à l’icône . Si des modifications ont été apportées et pas enregistrées un message avertira l’utilisateur.
• Le bouton corbeille permet de « jeter » les écritures que l’utilisateur ne souhaite pas rapprocher sur une action du projet, ou de consulter les écritures qui n’ont pas été paramétrées comme des écritures à récupérer.

Que ce soit par une synchronisation directe avec la base Sage ou par l’intermédiaire de fichiers textes exporté d’un logiciel de comptabilité, la synchronisation comptable, permet d’importer dans Logeproj les écritures analytiques issues du logiciel de comptabilité. La comparaison des données s’effectue pour un exercice comptable dont les dates de début et de fin sont paramétrées en base de données. Un paramétrage des écritures à récupérer doit préalablement avoir été effectué dans la base de données Logeproj. Ce paramétrage mis en place par CILOG grâce aux informations fournies par le conservatoire, spécifie quelles sont les écritures à récupérer en fonction du journal comptable, du sens et du numéro de compte et de quelle manière seront ensuite traitées ces écritures. On distingue dans Logeproj 5 types de traitement :

• Les achats qui seront comptabilité dans les états comme des prestations réalisées.
• Les avoirs qui viendront en déduction des prestations réalisées.
• Les subventions qui seront comptabilisés dans les états comme les financements réalisés
• Les acomptes
• Les annulations de subvention qui viendront en déduction des financements réalisés

Enfin, les ventes et avoir sur vente, ne sont pour l’instant pas traités dans Logeproj. A la première synchronisation, l’intégralité des écritures analytiques de la base comptable correspondant aux critères de paramétrage sont récupérées. Ensuite, à chaque synchronisation, à lieu une comparaison entre les écritures présentes dans la base Logeproj et celles de la base comptable. Toutes les écritures n’existant pas encore dans la base Logeproj sont récupérées ; celles n’existant plus dans la base comptable sont supprimé de Logeproj; enfin celles ayant été modifiées, sont mise à jour dans Logeproj.

NB : Si des écritures avaient été ventilées sur une action d’un projet, puis ont été modifiés dans la comptabilité, elles seront dé-rapprochés dans Logeproj avant d’être mises à jour. Elles réapparaitront donc dans la partie de gauche de l’écran de rapprochement comptable dans la liste des écritures à rapprocher.

Un click sur le premier bouton du cadre « Action » lance la synchronisation comptable avec Sage. Cette action n’est accessible qu’aux utilisateurs possédants le profil « rapprochement comptable ». Le nom et le chemin de la base sage, ainsi que le nom de l’ODBC doivent être paramétrés dans le fichier « ini » de Logeproj. Dans la base de données de Logeproj, toutes les bases comptables qui ont été synchronisées sont paramétrées et historisées avec la période sur laquelle les données ont été synchronisées. Les dates de synchronisation ne doivent pas se chevaucher. Il est important également que la période paramétrée pour la base sur laquelle pointe l’ODBC corresponde bien à l’exercice en cours dans la base Sage et que cet exercice ne soit pas clôturé. La synchronisation fait préalablement une copie de la base sage dans un répertoire paramétré également dans le fichier INI. Logeproj travaille ensuite à partir de cette copie de la base sage pour plus de sécurité. Toutes les écritures qui n’ont pas été paramétrées pour la récupération dans Logeproj, sont quand même récupérées et automatiquement mises à la corbeille. Elles sont donc consultables dans la corbeille de Logeproj. La liste des fournisseurs, est récupérée dans Logeproj directement à partir des comptes tiers de la comptabilité. (Nécessite une comptabilité d’engagement)

Un click sur le premier bouton du cadre « Action » ouvre l’écran de choix des fichiers de synchronisation. Cette action n’est accessible qu’aux utilisateurs possédants le profil « rapprochement comptable ». En fonction du logiciel comptable utilisé, Le format du ou des fichiers d’export aura été défini avec CILOG lors de la mise en place de la fonctionnalité. Suivant le logiciel comptable, et le format des fichiers, il est parfois nécessaire pour avoir l’ensemble des informations de travailler avec plusieurs fichiers d’import. Dans l’exemple ci-dessous, 4 fichiers sont exportés de la comptabilité : le journal des achats, le journal des ventes, le grand livre analytique ainsi que la liste des comptes tiers.

Une liste déroulante permet de choisir l’année d’exercice. Il est primordial que l’année choisie ici, correspondent bien à l’année exportée dans les fichiers, sinon une perte importante de données peut avoir lieu dans Logeproj. Pour chaque fichier demandé un bouton permet d’ouvrir un explorateur et de choisir le fichier approprié. Le bouton valider lance la synchronisation. Le bouton annuler ferme l’écran de choix des fichiers sans synchroniser. Seules les écritures correspondant au paramétrage sont récupérées dans Logeproj. La liste des fournisseurs (compte tiers) est également directement insérée dans la base Logeproj si ceux-ci sont utilisés dans les écritures synchronisées.