Principe de fonctionnement
A ce jour, ce module de Logeproj est spécifique à la LPO France
Le service de synchronisation comptable importe les écritures d’une base de données SQL Server vers une base de données Logeproj PostgreSQL. Le traitement est paramétré pour être exécuté quotidiennement à un horaire prédéfini. Comme les autres méthodes de synchronisation, seules les écritures correspondant au paramétrage saisi sous Logeproj sont importées.
Cette méthode de synchronisation permet également le rapprochement automatique des prestations, avoirs sur prestation, subventions et ventes. Il est nécessaire que la fonctionnalité des codes analytique par action soit activée et qu'ils soient uniques.
Afin de procéder à cet import les actions suivantes sont réalisées par le service:
- Connexion à la base de données Sage.
- Connexion et chargement de la base de données Logeproj.
- Chargement du paramétrage des écritures à synchroniser.
- Chargement des écritures, financeurs et fournisseurs de la base Logeproj.
- Comparaison, création et mise à jour des fournisseurs, financeurs.
- Comparaison, mise à jour, import et suppression des écritures.
- Rapprochement des prestations, avoirs sur prestation, subventions et ventes.
- Fermeture des connexions.
Paramétrage du service
Le paramétrage du service est sauvegardé dans le fichier ConfigSynchroComptable.ini présent à la racine du dossier d’installation.
Les paramètres sont les suivants :
Section [Base de données Logeproj]
- Serveur : adresse du serveur hébergeant la base de données Logeproj.
- Port : Port d’écoute du service PostgreSQL hébergeant la base de données Logeproj.
- Base : libellé de la base de données Logeproj.
- Utilisateur : libellé d’un utilisateur ayant les droits en lecture et écriture sur la base de données Logeproj
- Mdp : Mot de passe de l’utilisateur PostgreSQL saisi
Section [Parametrage]
- Synchronisation au démarrage : Indique si une synchronisation doit être effectuée au démarrage du service (valeur : 0 ou 1)
- Heure de synchronisation quotidienne : heure de synchronisation quotidienne au format hh :mm
Section [Base de donnees Sage]
- Serveur\instance : adresse du serveur hébergeant la base sage et libellé de l’instance séparé par le caractère « \ »
- Base : libellé de la base de données Sage.
- Schema : libellé du schéma
- Utilisateur : utilisateur de la base de données sage
- Pwd : mot de passe de l’utilisateur de la base de données sage.
Paramétrage des écritures à synchroniser.
La sélection des écritures à synchroniser s’effectue depuis Logeproj. La fenêtre « Paramétrage et activation de la base MAE est accessible depuis la fenêtre de rapprochement comptable (Outils / Rapprochement comptable ou touche F5) puis via le bouton
.
Le paramétrage se compose de :
- Nom base de données : Saisie libre.
- Date Début Synchro et Date fin Synchro : Période des écritures à synchroniser.
- Base Active Synchro : sélection du paramétrage actif.
Seules les écritures de la base de données sage correspondant à la période sont importées et comparées aux écritures Logeproj de cette même période.
Deux paramétrages ne doivent pas avoir des périodes qui se chevauchent. Si cela se produit des doublons apparaîtront.
La période utilisée ne doit pas contenir une période clôturée. Lors de la sélection des écritures de la base de données sage les écritures clôturées ne sont pas retournée. Dans ce cas, si des données sont présente dans la base de données Logeproj elles seront supprimées lors de la comparaison.
Synchronisation des fournisseurs
Les comptes tiers de type « 1 » sous Sage sont comparés à ceux déjà saisis sous Logeproj. La correspondance entre fournisseurs Sage et Logeproj est effectuée grâce au code. Le libellé et les coordonnées sont mis à jour par ceux saisis sous Sage.
Les fournisseurs ajoutés de cette façon sont par défaut archivés sous Logeproj. Ils n'apparaissent pas dans les différentes listes. L’archivage peut être désactivé depuis la fenêtre liste des fournisseurs.
Synchronisation des financeurs
Les comptes tiers de type « 2 » sous Sage sont comparés à ceux déjà saisis sous Logeproj. La correspondance entre financeur Sage et Logeproj est effectuée grâce au code. Le libellé et les coordonnées sont mis à jour par ceux saisis sous Sage.
Les financeurs ajoutés de cette façon sont par défaut archivés sous Logeproj. Ils n'apparaissent pas dans les différentes listes. L’archivage peut être désactivé depuis la fenêtre liste des financeurs.
Synchronisation des écritures
Les écritures suivantes sont utilisées :
- Base Sage : Les écritures ventilées analytiquement non clôturées pour le numéro analytique = 1 ( par défaut ) ayant une date comprise dans la période paramétrée.
- Base Logeproj : Les écritures précédemment importées ayant une date comprise dans la période paramétrée.
Les écritures sont identifiées par la clé unique générée par Sage. Chaque correspondance donne lieu à une comparaison des écritures ligne par ligne. L'écriture sous Logeproj est mise à jour si nécessaire, sauf en cas de modification de fournisseurs,financeurs ou libellés l'écriture est dé-rapprochée. Si le paramétrage de l'écriture correspond à une subvention, l’arrête correspond si déjà créé est mis à jour.
Rapprochement des écritures
Les écritures importées lors de la synchronisation ou précédemment n'étant pas rapprochées ni mises à la corbeille le deviennent si :
- Le code analytique correspond au code analytique d'une action et il est unique.
- Il s'agit d'une prestations, avoir sur prestations, subvention, vente.
- S'il s'agit d'une subvention, le financeur doit être présent.
Dans le cas d'une subvention et que le compte financeur ( donnée éditable depuis le fenêtre détail du financeur) n'est pas présent il est automatiquement créé.