Utiliser la reventilation des temps et des déplacements
La reventilation des temps est une fonctionnalité de Logeproj qui permet de réaffecter les temps qu'un intervenant a imputé à la mauvaise action. Elle permet aussi de réaffecter les déplacements. En effet, modifier la fiche de temps d'un intervenant est fastidieux et peut être source d'erreur : il faut s'assurer de conserver un nombre d'heures constant sur chaque journée et faire le calcul soit même. La reventilation permet de déplacer des heures saisies, complètement ou partiellement, d'une action vers une autre sans avoir à se soucier de ces aspects.
Accéder à la fenêtre de reventilation des temps
La fonctionnalité est accessible via le menu Outils de Logeproj :
Seuls les utilisateurs appartenant au groupe reventilation des temps ont accès à cette fonctionnalité. Voir la page Utilisation des groupes.
Présentation de la fenêtre principale de la reventilation des temps
Aspect général
La fenêtre Reventilation des temps est la fenêtre qui permet de sélectionner :
- la plage de date pour laquelle on souhaite réaffecter des heures,
- l'intervenant duquel on souhaite reventiler les heures,
- l'action depuis laquelle on souhaite reventiler des heures,
- l'action vers laquelle reventiler les heures.
A savoir
Lorsqu'on modifie la période du cadre filtre de sélection ou l'intervenant sélectionné, il est nécessaire d'utiliser le bouton de réactualisation pour que ces changements soient pris en compte.
Les grilles de sélection des actions
Les grilles de sélection des actions affichent les actions sur lesquelles l'intervenant choisi est prévu. Elles sont ordonnées par année budgétaire.
La colonne Total prévu affiche le nombre d'heures qui avaient été prévues pour l'intervenant pour cette action. La colonne Total affecté est le nombre d'heure totales que l'intervenant a imputé à cette action tandis que la colonne Total période est le temps imputé par l'intervenant à cette action pour la période choisie dans le cadre Filtre de sélection en haut à gauche de la fenêtre.
La fenêtre de gauche permet de sélectionner l'action à laquelle on souhaite enlever des heures tandis que celle de droite permet de choisir l'action à laquelle on souhaite imputer plus d'heures.
Pour sélectionner l'action source, il faut double-cliquer sur son libellé, elle est alors colorée en cyan. On procède de la même manière pour sélectionner l'action de destination qui est colorée en orange.
A savoir
Il n'est pas possible de réaffecter des heures ou des déplacements vers ou depuis des actions dont les réalisations ont été validées (actions en rose dans les grilles de sélection de la fenêtre) . Voir la page Utilisation de la validation des prévisions et des réalisations.
Dans la copie d'écran précédente, on souhaite réaffecter des heures saisies sur la période du 1/1/2017 au 31/12/2017 et imputée à une action pour laquelle l'intervenant avait 11,70 heures prévues et a saisi 13,50 heures vers une action sur laquelle il avait saisi 0,5 heures seulement durant cette période.
Il faut cliquer sur le second bouton du cadre “Actions” pour accéder à la fenêtre de réaffectation “Détail reventilation temps” (cf. copie d'écran précédente).
Réaffectation des heures saisies : la fenêtre Détail reventilation temps
La fenêtre Détail reventilation temps est celle qui permet de choisir quelles saisies doivent être réaffectées :
La grille affiche toutes les saisies de l'intervenant sur l'action d'origine classées par date. Chaque ligne correspond à une saisie d'heure et/ou à un déplacement. La colonne Nb. heures Disponibles indique le nombre d'heures saisies ce jour là.
L'utilisateur indique le nombre d'heures qu'il souhaite réaffecter dans la colonne Nb. heures sélectionnées (ce nombre ne peut pas être supérieur au nombre d'heures disponibles).
Un double clic sur le nombre d'heures disponibles sélectionne automatiquement toutes les heures pour les réaffecter.
Pour réaffecter aussi le déplacement, l'utilisateur coche la case de la colonne Reventiler le déplacement ? - Un clic droit sur le déplacement permet d'accéder à la fenêtre de détail du déplacement.
Les lignes en roses sont les dates pour lesquelles on ne peut pas choisir de réaffecter des heures car les réalisations ont été validées. Voir la page Utilisation de la validation des prévisions et des réalisations.
Les compteurs en bas permettent d'évaluer le résultat de la réaffectation avant d'y procéder et de savoir ce qui a été déjà réaffecté : dans l'exemple ci-dessous, l'utilisateur à choisi de réaffecter la totalité des heures saisies par l'intervenant les 17/10/17 et 10/11/17 :
- Le compteur Total du nombre d'heures à réaffecter affiche le total du nombre d'heure sélectionnées : 5,5 + 2 = 7,5 heures
- Le compteur Nb d'heures sur l'action d'origine après réaffectation affiche le résultat sur le nombre d'heures qui seront imputées pour l'intervenant sur la période donnée : 13,5 - 7,5 = 6 heures
- Le compteur Nb d'heures sur l'action de destination après réaffectation affiche le résultat sur le nombre d'heures qui seront imputées pour l'intervenant sur la période donnée : 0,5 + 7,5 = 8 heures
- Pour l'instant, aucune heure n'a été réaffectée donc le compteur Total du nombre d'heures réaffectées est égal à zéro.
NB : L'utilisateur à coché la case pour que le déplacement du 17/10/2017 soit aussi réaffecté
Pour valider la réaffectation, l'utilisateur doit cliquer sur le bouton disquette : Logeproj procède à la réaffectation et garde la fenêtre ouverte. Les dates pour lesquelles il n'y a plus de temps à réaffecter disparaissent. Le compteur Total du nombre d'heures réaffectées est passé à 7,5 et le compteur Total du nombre d'heures à réaffecter est repassé à zéro.
Si il le souhaite, l'utilisateur peut procéder à de nouvelles réaffectations :
Lorsque les réaffectations sont terminées, le bouton porte permet de fermer la fenêtre et on peut contrôler le résultat sur la fenêtre principale de la reventilation des temps :
