Gestion du temps de travail (GTT)

La fonctionnalité Gestion du temps de travail a été conçue pour gérer avec Logeproj l'accord collectif sur l'aménagement du temps de travail des salariés basé sur la convention collective ECLAT. Elle permet à la structure qui l'utilise de se sécuriser du point de vue de la législation du droit du travail et d'automatiser la modulation du temps de travail.

Cela présente en outre l'avantage de ne pas nécessiter d'utiliser un autre outil que Logeproj pour gérer l'aspect ressources humaines de la saisie du temps.

Elle permet :

• de vérifier que les contraintes fixées par l'accord collectif sont respectées (temps de travail quotidien maximum, temps de travail hebdomadaire maximum, amplitude horaire maximale…).
• de vérifier que le nombres d'heures affectées aux projets pour une journée ne soit pas supérieur au temps de travail effectif,
• de comptabiliser les heures majorées (heures de nuit, heures travaillées les week-end et les jours fériés),
• de gérer la compensation des temps de trajet,
• de déterminer le nombres d'heures supplémentaire et leurs taux,
• de suivre les congés payés et les absences,
• de disposer d'un compteur de modulation,
• de définir des règles différentes selon le type de contrat (forfait heure ou forfait jour).

Pour cela, il est nécessaire de :

• Paramétrer les contraintes de l'accord (règles),
• Renseigner le type de forfait de chaque salarié de la structure (jour ou heure et pourcentage de temps de travail),
• Renseigner chaque année et pour chaque salarié le nombre d'heures de travail effectif à réaliser et le solde de congés,
• Pour chaque salarié, de planifier chaque année ses horaires de travail et ses congés prévus,
• Lors de la saisie du réalisé, de préciser les horaires effectués (heure d'embauche du matin, heure de coupure pour la pause déjeuner, heure de reprise après la pause et heure de débauche le soir).

En premier lieu, il est nécessaires de paramétrer les règles de l'accord collectif qui doivent être appliquées. Pour cela, se rendre dans le menu “Gestion du temps de travail/Liste des conventions” (nécessite de d'appartenir au groupe Administrateur).

Pour ajouter une nouvelle série de règles (convention), cliquer sur l'icône “Ajouter une convention” en haut à gauche :

Saisir ensuite les informations requises :

• libellé
• forfait: heure ou jour
• date de début
• date de fin (facultatif)
• périodicité :
  • annuelle : année civile du 1 janvier au 31 décembre
  • semaine: préciser un nombre de semaines
  • cycle : un cycle dure 1 an et est composé de 2 périodes. Définir les dates de la première période, la seconde sera calculée automatiquement par Logeproj.

Plusieurs options de paramétrage supplémentaires sont disponibles :

• Prévisionnel: “Saisie obligatoire” : Cette option rend la saisie des horaires prévisionnels obligatoire pour pouvoir saisir des horaires réalisés.
• Prévisionnel: “Saisie en nombre d'heure”: Par défaut la saisie du prévisionnel se fait en saisie horaire ( embauche /débauche matin et après-midi), activer cette option permet de ne saisir qu'un volume d'heure par jour sans préciser les horaires.
• Réalisé: “Obliger ventilation complète” : Impose à l'utilisateur, dans sa saisie des temps réalisés, de ventiler sur les actions l'intégralité des heures saisies au niveau des horaires réalisés.
• Réalisé(Congés): “Obliger réalisation si prévision”: Si un congé a été saisi en prévision, l'utilisateur ne pourra saisir qu'un congé en réalisation. Dans le cas ou il ne souhaite pas poser de congé ce jour là, il devra modifier ou faire modifier par la personne en charge son prévisionnel.
• Réalisé(Congés):“Obliger prévision pour saisie”: Rend possible la saisie de congé dans la saisie des temps uniquement si le congé à été planifié dans le prévisionnel.
• Réalisé (horaires): Saisie Obligatoire :
• Réalisé: Interdire dépassement horaires: Empêche l'enregistrement des temps réalisés si le nombre d'heures ventilées sur les actions dépasse le temps de présence saisi dans les horaires.
• Tableau de bord : utiliser la nouvelle version. (disponible uniquement pour les conventions au forfait heure). Remplace l'état “Tableau de bord” par défaut par la nouvelle version de cet état.

La colonne “Bloquant” permet de spécifier si une infraction à la règle :

• empêchera l'intervenant d'enregistrer la saisie de ses heures (case cochée)
• déclenchera seulement un message d'avertissement (case non cochée).

Liste des règles pour une convention au forfait heures:

• Amplitude horaire (hh:mm) : durée maximum entre l'heure d'embauche du matin et de débauche du soir.
• Durée légale maximale annuelle (hh:mm).
• Nombre de jours de travail annuel
• Heure de début de service minimum
• Heure de fin de service maximum
• Temps de travail journalier maximum
• Temps de travail maximum par semaine
• Moyenne maximale sur 12 semaines
• Equivalent heure des jour de congés
• Début plage des heures de nuit
• Fin plage des heures de nuit
• Pause méridienne minimum
• Temps de repos hebdomadaire
• Temps de repos quotidien(minimum entre débauche de la veille et embauche du jour)
• Taux de conversion des heures de trajet
• Taux de majoration des dimanches et jours fériés
• Taux de majoration des heures supplémentaires
• Taux de majoration des heures de nuit
• Taux supérieur de majoration des heures supplémentaires
• Seuil de calcul des heures supplémentaires annuelles
• Seuil hebdomadaire de déclenchement des heures supplémentaires
• Seuil supérieur de déclenchement des heures supplémentaires

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Liste des règles pour une convention au forfait heures:

• Amplitude horaire (hh:mm) : durée maximum entre l'heure d'embauche du matin et de débauche du soir.
• Durée légale maximale annuelle (hh:mm).
• Nombre de jours de travail annuel
• Heure de début de service minimum
• Heure de fin de service maximum
• Maximum de semaines à 6 jours consécutives
• Nombre de jours maximum par semaine
• Nombre de jour maximum légal
• Temps de travail maximum par semaine
• * Temps de travail journalier maximum
• Moyenne maximale sur 12 semaines
• Pause méridienne minimum
• Temps de repos hebdomadaire
• Temps de repos quotidien(minimum entre débauche de la veille et embauche du jour)

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Il est indispensable de préciser à Logeproj quelle convention et pourcentage de temps de travail doit être appliqué à chaque intervenant.

Pour cela, se rendre dans la liste du personnel (Menu “Personnel/Liste des personnels”) puis sur la fiche d'un intervenant (clic sur la ligne d'un intervenant) puis dans la zone “Contrats” :

Le bouton “plus” au dessus de la grille des contrats permet d'ajouter un nouveau contrat en précisant :

• la convention qui doit s'appliquer pour ce personnel
• la date de début du contrat (obligatoire)
• la date de fin du contrat (facultatif)
• le pourcentage de temps travaillé

La croix en fin de ligne permet de supprimer un contrat. Une pop-up demandant la confirmation de la suppression s'affichera avant la suppression définitive. Il n'est plus possible de supprimer un contrat dés qu'une saisie en lien avec ce contrat à été réalisées. ( horaires prévisionnels, horaires réalisés, paramétrage des périodes du contrat) . La date de fin est facultative mais lors de la création d'un nouveau contrat, Logeproj considère que le précèdent se termine à J-1 de la date du nouveau contrat.

Cette liste est accessible depuis le menu “Liste des périodes” et permet pour chaque personne de visualiser et ajuster le temps de travail et la modulation pour chaque période de la convention associée à leur contrat. Cette liste est filtrée par année et par périodicité des conventions (annuelle , cycle ou semaine)

Liste des données affichées :

• Personne
• Forfait : heure ou jour en fonction de la convention associée au contrat de la personne.
• Dates de la période
• Temps de travail : c'est le nombre d'heures que doit réaliser la personne sur la période hors jours fériés et congés. Il peut être laissé vide si il correspond au temps calculé dans la colonne temps conventionnel.
• Temps conventionnel : correspond au temps de travail planifié dans la saisie des heures prévisionnelles.

• Réalisé : nombre d'heures réalisées sur la période en fonction des horaires réalisés saisis dans la saisie des temps
• Congés pris : équivalence en heure du nombre de jour de congé pris sur la période.
• Majorations : équivalence en nombre d'heure des majorations appliquées sur la période ( heures de nuit, dimanche et jours fériés, heures supplémentaires)
• Date de dernière saisie : correspond à la date jusqu'à laquelle des horaires réalisés ont été saisis dans la saisie des temps.
• Compteur réel : compteur de modulation calculé à la date de dernière saisie.
• Compteur fin période : compteur de modulation calculé pour le dernier jour de la période.
• Modulation initiale : par défaut la modulation est remise à zéro en début de chaque période, mais il est possible d'initialiser le compteur de modulation en début de période pour une personne soit :
  • par une saisie manuelle directement dans la grille.
  • par le menu contextuel (click droit sur une ligne) “Reporter modulation sur prochaine période”. Cette action reporte automatiquement la valeur du compteur de fin de période dans la colonne modulation initiale de la ligne de la période suivante pour la personne.

Valider / dé-valider une période : Sur click droit sur une période, un menu contextuel “Valider la période” permet de bloquer la modification du temps de travail et du compteur initiale de modulation sur la ligne.

Le calcul du compteur de modulation n'est pas possible sans indiquer à Logeproj le planning prévisionnel de chaque intervenant. En général, c'est à l'intervenant lui-même qu'incombe cette tâche.

La fenêtre de planification des horaires et congés prévisionnels est accessible via le menu “Gestion du temps de travail/Saisie heures prévisionnel”.

Ensuite, il est possible de saisir les horaires prévisionnels et les congés sur la période :

Il peut être fastidieux et répétitif de saisir ses horaires pour chaque jour de l'année travaillé alors que très souvent, les horaires sont identiques. Il est donc possible de demander à Logeproj de remplir automatiquement les horaires à partir d'une semaine type puis de modifier uniquement les jours qui ne correspondent pas à celle-ci (congés, ponts, etc).

Pour cela utiliser le bouton “Appliquer une semaine type” La fenêtre remplissage automatique selon une semaine type s'ouvre :

Une fois les conventions paramétrées, les types de contrats affectés, les soldes renseignés, les horaires et congés prévisionnels saisis, la grille de saisie des temps de travail (menu “Outils/Saisie des temps) est opérationnelle. Elle se présente comme ci-dessous :

Le principal intérêt de la gestion du temps de travail est le calcul automatique du compteur de récupération. Basiquement, celui-ci indique pour chaque jour au salarié si il est en retard ou en avance par rapport à son prévisionnel. Un valeur positive du compteur indique un retard par rapport au prévisionnel tandis qu'une valeur négative indique une avance par rapport au prévisionnel.

Par exemple, dans le cas ou le salarié a saisi son réalisé jusqu'au 4 mars et que le compteur indique -4 ce jour là, cela signifie que si le salarié réalise exactement son prévisionnel jusqu'à la fin de l'année civile, il aura travaillé 4 heures de plus que son objectif de temps de travail cette année là.

Au 1er janvier, le compteur est égal à :

Temps de travail objectif année n - Nombre d'heures saisies par le salarié dans le planning prévisionnel pour l'année n

Donc si il n'est pas égal à 0, c'est qu'il y a un écart entre le nombre d'heure de l'objectif (cf. plus haut Paramétrage du nombre d'heures effectives de temps de travail et le planning prévus par le salarié (cf. plus haut Saisie du planning prévisionnel :

• si la valeur du compteur est positive : le nombre d'heures planifiées par le salarié n'est pas suffisant pour atteindre l'objectif. Si il suit son prévisionnel, il n'aura pas travaillé assez en fin d'année par rapport à son objectif.
• si la valeur du compteur est négative : le nombre d'heures prévues par le salarié est trop important. Si il suit son prévisionnel, il aura trop travaillé en fin d'année par rapport à son objectif.

Pour chaque jour, la formule de calcul du compteur est la suivante :

Exemple :

Un salarié doit effectuer 1450 heures. Au 4 mars (inclus) il en a déjà effectué 480 plus 50 heures de trajet (à 25% d'après sa convention).

Sur les 480 heures de travail, il a travaillé 10 heures de nuit (à +25% d'après sa convention), 7,5 heures un jour férié (à +50% d'après sa convention). Lors de la 4ème semaine, il a travaillé 47 heures et lors de la 8ème 48 heures, soit au total 3 heures supplémentaires à +25% (seuil = 46 heures hebdomadaires dans sa convention). Il a donc travaillé 459,5 heures non-majorées, 10 heures majorées à +25% et 7,5 heures majorées à +50%.

Il n'a pas travaillé les jours où il avait posé des congés dans le planning prévisionnel donc aucune heure de congé n'est convertie.

Pour finir, entre le 5 mars et le 31 décembre, il a planifié 960 heures de travail.

Le soir du 4 mars, le salarié a donc travaillé l'équivalent de 499,5 heures en prenant en compte les majorations et la valorisation de ses heures de trajet. Il doit effectuer 1450 heures dans l'année et a prévu de travailler 960 heures entre le 5 mars et le 31 décembre. Si il effectue les heures prévues, il aura donc travaillé 9,5 heures de trop par rapport à son objectif de temps de travail. Il peut donc les récupérer pour ne pas dépasser son objectif.

Il est nécessaire de prendre en compte certaines heures de congés dans le calcul du compteur de récupération.

Lorsqu'une salariée déclare des heures femmes enceinte, elles sont automatiquement converties en heures à ne pas travailler, qu'il y ait des heures prévues dans son planning prévisionnel ou pas.

• Si le nombre de jour de congés pris ce jour là est égal à 1 : Logeproj converti le nombre d'heures prévues dans le planning ce jour là en nombre d'heures à ne pas travailler

• Si le nombre de jour de congé pris ce jour là est égal à 0,5 :
  1. Si il n'y a pas d'heure de travail réalisées le matin ce jour là : Logeproj converti le nombre d'heures prévues le matin en nombre d'heures à ne pas travailler.
  2. Si il n'y a pas d'heures de travail réalisées l'après midi ce jour là : Logeproj converti le nombre d'heures prévues l'après-midi en nombre d'heures à ne pas travailler.

• Si il y a des congés posés en prévisionnel :
  1. les congés de type “Enfant malade” ou “Arret maladie” sont convertis en heures à ne pas travailler. (Mode de calcul = nb de jours de congés pris * nombre d'heures de conversion d'un jour de congé dans paramétrage de la convention)
  2. les CP posés et pris ne sont pas convertis : c'est le cas normalement le plus courant et il n'y a pas d'impact sur le compteur.
• Si il n'y a pas de congés posés en prévisionnel mais que des congés sont pris, cela n'a pas d'impact sur le compteur.