Droits nécessaires pour accéder à la génération d'états : admin, super responsable administratif, …

Dans la catégorie “PROJETS” du menu latéral accéder à la page “Liste des projets”. En haut à droite de la grille des projets se trouve le bouton bleu avec une icone de carré :

Appuyer sur ce bouton permet d'afficher le menu de génération d'un état dans une pop-up.

Ce menu de génération d'état se compose de deux parties accessibles via un bouton de sélection comportant deux items : “État simple” et “Export Excel”.

Le menu état simple permet de générer un état de trois catégories différentes :

• Civile
• Programme
• Aucune

Chacune de ces catégories présente une sélection différente de types d'état (ex: Civile - Tableau de bord de temps de travail). Après avoir sélectionné un type d'état et une année budgétaire une option apparait pour sélectionner le personnel concerné par l'export de l'état simple et il est maintenant possible de générer l'état simple au clic sur le bouton vert “Générer”.

Erreur possible : si le personnel sélectionné n'est pas en contrat pour l'année sélectionnée l'état simple ne peut pas être généré et affiche alors l'erreur “Aucun contrat n'a été trouvé pour cette personne et cette année”

Le sous-menu “Export Excel” de la génération des états permet de générer un état Excel comportant des données sélectionnées dans un tableau de données Excel permettant aussi de générer ces données dans des modèles personnalisés avec vos propres tableaux croisés dynamiques.

Ce menu se compose des filtres suivants :

• Type d'état (ex: Temps réalisés) : permet de choisir le modèle que l'on souhaite utiliser pour générer nos données.
• Année(s) comptable: permet de choisir la/les années comptables dont l'on souhaite exporter les données.
• Projet(s): pour sélectionner le/les projets dont l'on souhaite exporter les données.
• Début de période
• Fin de période
• Financeur
• Case à cocher “Limiter aux actions du financeur

Le seul champ obligatoire pour générer un export Excel dans la génération d'état est le type d'état, lorsqu'il est sélectionné le bouton vert “générer” apparaît et permet de générer l'export excel souhaité selon les filtres.

En appuyant sur le bouton bleu “Paramétrer l'export Excel”, une fenêtre contextuelle s'ouvre permettant de sélectionner les données que l'on souhaite intégrer au fichier Excel que l'on exporte. La paramétrage du fichier Excel comporte les éléments suivants :

• Grille des éléments: comporte la liste de toutes les données disponibles à l'import ainsi que leur type et catégorie (exemple: Donnée: Action ; type: Chaine; Catégorie: infos générales)
• Grille des éléments à importer: comporte la liste de toutes les données sélectionnées (la grille est identique à la grille des éléments disponibles.
• Bouton marron “ouvrir” : permet de récupérer le paramétrage d'un fichier existant généré auparavant.
• Bouton bleu “ajouter”: ajoute les éléments sélectionnés dans le tableau de gauche au tableau de droite
• Bouton bleu “retirer”: retire les éléments sélectionnés dans le tableau de droite.
• Bouton vert “Valider”: génère le fichier avec les paramètres sélectionnés.
• Bouton bleu “remonter”: remonte les données sélectionnées dans le tableau de droite d'un rang.
• Bouton bleu “Descendre”: descend les données sélectionnées dans le tableau de droite d'un rang.

Pour mettre à jour un export existant, appuyer sur le bouton marron “Mettre à jour un export Excel” sur la pop-up générer un état dans la section “Export Excel” ce qui va permettre la sélection d'un fichier Excel existant à mettre à jour.

Si l'utilisateur possède les droits : admin, super responsable admin ou Paramétrage état personnalisé; il aura accès au bouton vert “Gestion des états personnalisés”.

Cliquer sur ce bouton ouvre une pop-up permettant d'ajouter un état personnalisé et de modifier son libellé directement dans la grille.

La grille comporte les éléments suivants :

• Libellé : nom de l'état personnalisé
• Modèle : nom du fichier Excel
• Ajouté par : permet de connaître l'utilisateur ayant ajouté l'état

Après avoir ajouté un état dans le menu gestion des états personnalisables il est directement utilisable dans l'export Excel.