Gestion des frais de déplacements

Avant d’utiliser la gestion des frais de déplacements, il faut au préalable :

• Paramétrer la liste des véhicules et les taux kilométriques. (Voir Gestion des véhicules.)
• Paramétrer les déplacements prévus. (Voir Projet : Onglet Déplacements.)

Le fichier Excel d’import des déplacements réalisés est composé d’une feuille par véhicule. Pour chaque déplacement, les informations suivantes sont à fournir :

• la date du déplacement
• le personnel en déplacement
• la destination
• le code analytique du projet correspondant
• le passage par un péage
• le kilométrage de départ du véhicule
• le kilométrage d’arrivée du véhicule

La dernière colonne de chaque feuille affiche les kilomètres parcourus pour chaque déplacement. Un cumul de tout les déplacements et réalisé en fin de feuille.

La fenêtre « Ventilation des déplacements » est accessible sous Outils ⇒ Ventilation des déplacements réalisés. La ventilation des déplacements permet de lier des déplacements réalisés à une opération d’un projet. L’écran de ventilation des déplacements se présente ainsi :

• Le cadre Filtre sur les déplacements réalisés permet de sélectionner un projet par son code analytique. Les projets de cette liste déroulante sont uniquement ceux pour lesquels des déplacements ont été importés. Pour afficher l’intégralité des projets, il faut cocher la case « Afficher tous les codes analytiques ». La case « Afficher tous les codes analytiques » permet d’afficher tous les déplacements.
• Le cadre Projet sélectionné affiche le libellé du projet sélectionné par la liste déroulante du cadre « Filtre sur les déplacements réalisés ».

Le cadre Projet affiche l’arborescence du projet sélectionné dans la liste déroulante. Le cadre Déplacement montre les déplacements allouable au projet.

• Un cadre Actions permet :
  • d’importer les déplacements depuis le fichier Excel grâce à l’icône .
  • de sauvegarder les modifications avec l‘icône .
  • de fermer la fenêtre et de revenir à l’écran principal grâce à l’icône .

NB : un message d’avertissement apparaît si l’on tente de fermer la fenêtre avant d’avoir enregistré les informations saisies.

• La série de boutons est localisé entre les cadres déplacements et projets :
  • Le bouton permet d’allouer un déplacement à une action d’un projet. Il faut qu’un déplacement ainsi qu’une opération soit sélectionnés.
  • Le bouton permet de retirer un déplacement à une opération d’un projet.
  • Le bouton permet de placer le déplacement sélectionné à la corbeille. Il est possible de restaurer un déplacement mis à la corbeille en faisant un clic droit sur ce bouton. Il faut ensuite sélectionner le déplacement à restaurer et cliquer sur « Restaurer ».

Les données sont importées à partir du fichier Excel, le fichier est choisit après un clic sur le bouton d’importation du cadre « Actions ».

Avant d’utiliser la gestion des frais de déplacements, il faut au préalable :

• Paramétrer la liste des véhicules et les taux kilométriques. (Voir Gestion des véhicules.)
• Paramétrer les catégories de frais de déplacements. (Voir Gestion des catégories de frais)

Le menu Outils ⇒ Visualisation frais de déplacement affiche l’ensemble des frais de déplacement entrés dans Logeproj. L’écran de visualisation des frais de déplacements se présente ainsi :

• Le tableau des déplacements permet d’afficher les déplacements correspondant aux différents filtres appliqués. Les informations de cette grille sont :
  • Le code du projet correspondant au déplacement.
  • L’action du projet à laquelle correspond le déplacement.
  • La date du déplacement.
  • L’utilisateur.
  • Le véhicule utilisé lors du déplacement.
  • La validation du déplacement par le responsable administratif.
  • L’objet du déplacement.
  • La destination du déplacement.
  • Le nombre de kilomètres parcourus.
  • Le kilométrage avant le déplacement.
  • Le kilométrage après le déplacement.
  • Le montant du déplacement.
  • Le taux kilométrique.
  • La somme des frais annexes au déplacement. (péage, repas, …).
• Le tableau frais de mission grille permet de visualiser les frais de missions du déplacement sélectionné. Les informations de cette grille sont :
  • La nature du frais de mission
  • Le détail du frais de mission
  • Le montant de frais de mission
• Le cadre Recherche/Actions permet à la fois d’appliquer des filtres et de réaliser des actions. Il est possible de filtrer les frais par des critères :
  • de Validation. Les frais affichés peuvent être validés ou non validés, ou les deux.
  • d’année civile.
  • de période.
• le cadre actions permet :
  • d’appliquer les filtres
  • la remise à zéro des filtres
  • l’enregistrement de la validation par l’administrateur de Logeproj.
  • l’exportation d’une note de frais correspondant aux filtres du cadre « Recherche/Actions ». NB : Ne sont présent dans la fiche de frais que les déplacements effectués avec un véhicule personnel.
  • La fermeture de la fenêtre.
• Le cadre Filtres permet de réaliser un filtrage de la liste des déplacements avec les critères suivants :
  • Projet : Code analytique du projet
  • Action : Libellé de l’action du projet.
  • Date : Date du déplacement
  • Utilisateur : Personnel ayant réalisé le déplacement.
  • Véhicule : Le véhicule utilisé pour le déplacement.

Le bouton permet de réaliser un export dans Excel de la liste des déplacements correspondant aux critères entrés dans le cadre « Filtres ». NB : La validation des déplacements peuvent se faire par les utilisateurs du groupe « administrateur » ou « véhicule et déplacements ».

L’ajout d’un frais de déplacement se fait via l’écran de saisie des temps, en réalisant un clic droit sur la case d’une action d’un projet, puis « Gérer frais de déplacement ».

Un écran de saisie des frais s’affiche pour la journée sélectionnée. Les champs projet, action, utilisateur et date de mission sont saisis et ne peuvent être modifiés.

Il faut préciser obligatoirement ici l’objet du déplacement ainsi que la destination. Deux types de frais sont ensuite saisissable ici :

• Les frais de déplacements : Il faut choisir le véhicule utilisé dans la liste déroulante ainsi que le nombre de kilomètres parcourus dans le cadre Nouveau Déplacement. Le véhicule doit être saisi dans Logeproj (Voir Gestion des véhicules).

• Les frais de missions : Il faut préciser ici, la nature du frais de mission, des détails (optionnels) ainsi que le montant. La nature du frais est à sélectionner dans une liste déroulante. Les caractéristiques de frais disponibles sont :
  • Billet train
  • Hôtel
  • Péage
  • Repas
  • Ticket métro
  • Ticket Parking
  • Autre.

Le bouton de la barre action permet de remettre à zéro le formulaire.